법인 운영 필수 문서, 주주총회·이사회 의사록 작성법
안녕하세요, Savetax-법인설립지원센터입니다!
주주총회와 의사회 의사록의 차이점, 작성 요령, 보관 방법까지 알아보겠습니다.
1️⃣ 주주총회 의사록이란?
주주총회는 회사의 최고 의사결정 기관입니다.
정관 변경, 임원 선임, 주식발행, 결산 승인 등 회사의 중요한 사항은 반드시 주주총회 결의를 거쳐야 합니다.
📌 주요 내용
- 회의 일시·장소
- 의장(대표이사 또는 지정된 주주)
- 출석 주주 수 및 보유 주식수
- 의결 내용 및 결과
- 의장과 출석 이사의 서명 또는 날인
✅ 상법 제373조(총회의 의사록)
“의사의 경과요령과 그 결과를 기재하고, 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명하여야 한다.”
✅ 상법 제396조(의사록의 비치)
“주주총회의 의사록은 본점과 지점에 비치하여야 하며, 주주 및 회사채권자는 열람·등사를 청구할 수 있다.”
2️⃣ 이사회 의사록이란?
이사회는 대표이사를 포함한 이사 전원이 회사 경영을 결정하는 회의입니다.
대표이사 선임, 주요 계약 승인, 계좌 개설 등 회사 운영의 실질적 의사결정이 이루어집니다.
📌 주요 내용
- 회의 일시·장소
- 출석 이사 및 감사
- 안건별 토의 경과 및 의결 결과
- 반대한 이사와 그 이유
- 출석 이사 및 감사의 서명 또는 날인
✅ 상법 제391조의3(이사회의 의사록)
“안건, 의사의 경과요령 및 그 결과, 반대한 이사와 그 이유를 기재하고, 출석한 이사와 감사가 기명날인 또는 서명하여야 한다.”
✅ 상법 제396조(의사록의 비치)
“이사회의 의사록은 본점에 비치하여야 하며, 주주는 열람·등사를 청구할 수 있다.
회사는 정당한 이유가 있으면 이를 거절할 수 있다.”
3️⃣ 의사록 작성 시 주의사항
⚠️ 주의사항 :
의사록은 ‘회의록’이 아닌 ‘의사록’ 형식으로 작성해야 하며, 서명·날인이 없으면 법적 효력이 없습니다.
4️⃣ 전자문서 및 원격회의 의사록
2025년 현재, 상법은 이사회 원격회의와 전자문서 의사록 작성을 모두 허용하고 있습니다.
- 이사회 원격회의 : 상법 제391조 제2항
“이사는 음성을 동시에 송수신할 수 있는 원격통신수단으로 결의에 참여할 수 있다.”
→ 즉, 줌(Zoom), 팀즈(Teams) 등 화상회의로도 결의 가능 - 전자 의사록 : 전자서명법 및 상법 제391조의3 준용
전자서명으로 작성한 의사록도 효력은 인정되나, 등기 절차에서는 종이 원본 제출을 요구하는 경우가 많습니다.
따라서 전자 서명본과 서면 원본을 병행 관리하는 것이 안전합니다.
5️⃣ 실무 예시 : 대표이사 변경 시
대표이사를 새로 선임할 때는 아래 문서들이 필요합니다.
- 이사회 의사록 (대표이사 선임 결의)
- 주주총회 의사록 (정관 변경 등 필요 시)
- 대표이사 취임승낙서
- 인감신고서
- 등기신청서
✅ 상업등기규칙 제37조에 따라, 등기 원인에 해당하는 결의가 있을 경우 의사록 원본 첨부가 필수입니다.
누락 시 등기소에서 보정명령(반려)을 받을 수 있습니다.
6️⃣ 보관 및 관리 요령
✅ 비치 장소
- 주주총회 의사록 → 본점·지점
- 이사회 의사록 → 본점
✅ 보존 기간
상법 제33조에 따른 “중요서류 10년 보존 원칙”을 적용합니다.
(단, 세법상 장부·증빙 보존 의무 기간도 10년으로 일치)
✅ 보관 방법
- 원본은 인감 또는 서명으로 보존
- PDF 스캔본을 별도로 클라우드(Naver Works, Notion, Google Drive 등)에 백업
- 열람·등사 요청 대비해 일자별 폴더 관리
✅ 핵심 요약
<출처 : unsplash>
법인설립, 전문가에게 무료로 맡기세요
복잡한 서류 준비와 절차, 이제 걱정하지 마세요.
법인설립지원센터가 빠르고 정확하게 모든 과정을 준비해드립니다.
또한 세무기장을 함께 이용하시면, 법인설립 수수료 전액을 지원받을 수 있습니다.
✅ 제공 서비스
- 변호사(또는 법무사)를 통한 법인설립 대행
- 사업자등록 대행
- 비상주사무실 연계
- 업종 전문 세무사 소개
- 정부지원금 컨설팅 무료 제공
- 가맹거래서 무료 상담
✅ 비용 혜택
- 법인설립 대행 수수료 지원
- 최신 정관, 법인인감도장 등 무료 제공
- 비상주사무실 이용료 할인
✅ 세무기장 특징
- 업종별 전문 서비스 제공
- 신속하고 친절한 소통
- 무료 컨설팅 및 절세 전략 제공
- IT 기술과 세무의 결합
궁금한 점이 있으시다면, 언제든 문의 주시기 바랍니다.
