법인설립 서류, ‘반려(보정명령)’가 많이 나는 7가지 포인트

법인설립 서류가 반려되는 대부분의 이유는, 요건은 충족했지만 서류에서 그게 명확히 보이지 않아서인데요.

법인설립 서류를 전자접수 방식으로 준비할 때, 유의해야 할 점이 무엇인지 알아보겠습니다.  

직접 준비하신다면 반드시 확인할 7가지

1) 상호(회사명) : 유사·금지어·표기 불일치

✔️ 자주 생기는 문제

• 비슷한 상호가 이미 있거나, 혼동 우려가 큰 경우

• 서류마다 상호 표기가 조금씩 다름 (띄어쓰기/영문/“주식회사” 위치)

✔️ 이렇게 하세요

• 상호를 확정하면 전 문서 동일 표기로 고정

• 영문 병기가 있으면 방식까지 통일

• 동일한 특별시·광역시·시·군 내 동종영업에서, 동일·유사 상호가 이미 등기돼 있는지 사전 확인

✔️ 자주 생기는 문제

• 신청서/정관/설립결의서(의사록 또는 서면결의)에서 주소가 조금씩 다름

• 동·층·호, 건물명이 빠지거나 들쑥날쑥

✔️ 이렇게 하세요

• 주소는 기준 문장 1개를 정해서 복붙하세요. (동/층/호 포함)

• “1글자까지” 동일하게(띄어쓰기 포함)

• 설립등기에서 임대차계약서 같은 본점 권리관계 서류가 항상 필수인 건 아니지만, 케이스에 따라 보정 과정에서 사용권한을 설명할 자료를 요구받는 경우가 있어요.
  → 관할 등기소/대행사에 사전 문의가 가장 안전합니다.

• 그리고 등기 직후 이어지는 사업자등록 단계(임차 시)에서는 임대차계약서 사본이 필요합니다.
  → 그래서 주소 문구는 처음부터 “등기+사업자등록”까지 염두에 두고 잡는 게 좋습니다.

3) 사업목적(업종) : 너무 추상적이면 오해 발생

✔️ 자주 생기는 문제

• “서비스업 일체”, “도소매업”처럼 너무 뭉뚱그린 표현
  → 등기 단계에서도 “명확하게 써달라”는 보정이 나올 수 있습니다.

• 규제 업종처럼 보이는 문구가 섞여 괜히 오해를 부르는 경우

✔️ 이렇게 하세요

• 목적을 너무 적게 잡으면 나중에 추가(변경등기)가 번거로울 수 있어, 10개 전후로 정하세요. 

• “확장 가능성”은 열되, 인허가 업종처럼 보이는 표현은 불필요하게 넣지 마세요.

4) 임원(대표/이사/감사) : 서류 통일되지 않음

✔️ 자주 생기는 문제

• 취임승낙서 누락, 서명/날인 누락

• 인적사항(성명/주소/생년월일)이 서류마다 다름

• 인감증명서 대체서류를 쓰면서 용어/서류가 뒤섞임
  (예 : 인감증명서 대신 본인서명사실확인서/전자본인서명확인서를 쓰는 경우)

✔️ 이렇게 하세요

• 임원 서류는 한 번에 묶어서 체크리스트로 관리

• 인적사항은 기준 문서 1개 정해서 복붙 통일

5) 발기인·주주·자본금 “흐름”과 “표기 형식”이 안 맞음

✔️ 자주 생기는 문제

• 서류가 있어도 앞뒤가 안 맞으면 문제가 됩니다.
  정관은 있는데 납입과 설립결의(의사록 또는 서면결의)가 자연스럽게 이어지지 않으면, 등기소가 흐름을 확인하기 어렵습니다.

• 자본금 표기가 문서마다 제각각(한글/숫자/쉼표 혼재)

✔️ 이렇게 하세요

• 문서에서 아래 흐름이 자연스럽게 읽혀야 합니다.
  정관 → 주식인수 → 주금납입 → 설립결의(의사록 또는 서면결의)

• 자본금 표기는 한 가지 포맷으로 통일
  예 : 정관은 “금 일천만원정”, 다른 서류는 “10,000,000원”으로 섞이면 가독성이 떨어져요.
  → 정관 포맷을 기준으로 나머지도 최대한 맞추는 게 안전합니다.

6) 전자서명/스캔 품질/첨부 방식 실수

✔️ 자주 생기는 문제

• 서명 누락, 페이지 잘림, 너무 흐려서 식별 불가

• 첨부 파일이 뒤바뀜(정관/의사록 순서 꼬임)

✔️ 이렇게 하세요

• 스캔은 전체 페이지 + 여백 포함 + 글자 선명

• 파일명 규칙을 통일하세요
  예 : 01_정관, 02_설립결의(의사록또는서면결의), 03_취임승낙서 …

7) 설립결의 문구가 “결정”으로 안 보임

✔️ 자주 생기는 문제

• 결의 문장이 선언처럼 써 있어서, “누가 / 무엇을 / 언제 / 어떤 방식으로”가 흐림

• 서명/날인이 빠지거나 “전원 동의”가 문서에서 안 보임

✔️ 이렇게 하세요

설립결의가 의사록이든 서면결의든, 아래는 꼭 명확해야 합니다.

• 일시/방법(회의 또는 서면결의)

• 결정권자(발기인 등) + 전원 동의가 보이는지

• 결의 사항(대표 선임, 본점, 자본금 등)

• 기명날인 또는 서명

대행을 맡길 때도, 의뢰인이 꼭 챙겨야 하는 것

대행은 보통 대표님이 준 정보를 바탕으로 서류를 작성합니다.

그러나 이 경우에도 대표님이 꼭 챙겨야 하는 것이 있습니다.  

1) 상호 “최종 표기”는 의뢰인이 확정해야 합니다

대행이 추천은 해도, 브랜드 표기·영문 병기·‘주식회사’ 위치는 본인이 정해야 합니다.
→ 한 번 확정하면 전 문서에서 그대로 고정하세요.

2) 주소는 “등기용 문구” + “사업자등록용 계약서 문구”까지 같이 맞추세요

대행은 보통 대표님이 전달한 정보를 바탕으로 주소를 입력합니다. 이때 기준은 (임차한 경우) 임대차계약서에 적힌 주소 문구입니다.
특히 도로명/지번 기준을 통일하고, 동·층·호까지 1글자도 다르지 않게 맞춰 주세요.
→ 나중에 사업자등록 단계에서 계약서 주소와 서류 주소가 조금이라도 다르면 보정/추가 확인이 늘어날 수 있어, 주소 기준 문장을 정해 그대로 전달하는 게 가장 안전합니다.

3) 사업목적은 ‘진짜 하는 일’을 기준으로 정해야 합니다

10개 전후로 앞으로 진행 계획이 있는 의미 있는 것만 합의해서 확정하세요.

4) 인적사항 원천 데이터는 의뢰인이 정확히 줘야 합니다

성명/주소/생년월일이 한 번 틀리면, 대행이 잘해도 반려가 납니다.
→ “기준 문서 1개”로 통일해 전달하세요.

5) 자본금은 서류가 아니라 “납입 사실”이 핵심입니다

납입 실행(계좌/금액/시점)은 의뢰인 영역입니다.
→ 납입일·결의일 흐름과 함께, 증명서 기준일이 접수일과 가까운지도 같이 점검하세요.