주주총회 의사록에 대해 알아보자!

Published by 법인설립지원센터 on 5월 30, 20235월 30, 2023

👌5분이면 알 수 있어요

1) 주주총회의 의미

2) 주주총회를 개최하는 방법

3) 주주총회의사록 작성 방법

안녕하세요!

법인을 운영하게 되면 1년에 한 번 이상 ‘주주총회’를 개최하게 됩니다. 그리고 그 내용에 대하여 ‘주주총회 의사록’을 반드시 작성해야 합니다.

이러한 주주총회의사록은 등기사항을 변경하게 되면 반드시 제출해야 하는 서류이기도 합니다.

이번 시간에는 주주총회가 무엇이며, 주주총회 의사록에는 어떤 내용이 작성되는지 알아보도록 하겠습니다.

1. 주주총회가 궁금해요!

1) 주주총회

주주총회란, 주주들로 구성되어 회사의 안건들을 결정하는 ‘의사결정기관’이자, 회의를 의미합니다.

주주총회는 소집 시기에 따라 정기 주주총회와 임시 주주총회로 구분됩니다.

정기 주주총회란, 매년 1회 이상의 일정 시기에 개최하는 것을 말하며, 임시 주주총회란, 필요한 경우에 수시로 개최하는 것을 말합니다.

2) 개최하는 절차

주주총회를 소집하기 위해서는 다음의 순서대로 진행하셔야 합니다.

① 소집에 대한 통지

주주총회일 2주 전에 주주들에게 어떤 목적의 회의인지의 내용이 포함된 통지서를 서면 또는 전자문서(주주의 동의가 있다면)로 발송하여야 합니다.

하지만, 자본금 총액이 10억 원 미만인 소규모 회사의 경우에는 조금 다릅니다. 주주총회일 10일 전에 통지할 수 있으며, 주주 모두가 동의한다면 별도의 소집 절차 없이 주주총회를 개최할 수 있습니다. 따라서 소집 절차 생략에 대한 주주 전원의 동의서를 받으셔야 합니다.

② 개최 및 결의

주주총회에는 주주, 대표이사, 이사가 출석합니다.

주주총회에서는 통지한 안건에 대하여 주주들이 투표를 진행합니다. 의결권은 1주당 1개입니다.

결의는 일반결의와 특별결의로 나뉘며, 일반결의의 경우는 일반적으로 주주의 의결권의 과반수와 발행주식총수의 1/4이상의 수로 합니다. 특별결의는 주주의 의결권의 2/3이상과 발행주식총수의 1/3이상의 수로 합니다.

그리고 투표 방법에 따라서도 다음과 같이 구분할 수 있습니다.

서면투표 : 회사의 정관에 정한 경우에는 서면투표로 진행할 수 있습니다.
서면동의 : 또한 자본금 총액이 10억 원 미만인 소규모 회사에서, 안건에 대하여 서면으로 동의를 할 수 있습니다.

또한 주주총회는 직접 모여서 진행할 수도 있고 직접 모이지 않고 진행할 수도 있습니다.

서면결의 : 자본금 총액이 10억 원 미만인 소규모 회사의 경우에서, 주주 전원의 동의가 있다면 주주총회를 개최하지 않고 서면결의로 대신할 수 있습니다.

③ 의사록 작성

주주총회를 개최하면 의사록을 작성하여야 하니다. 법인등기 시에는 이러한 주주총회 의사록은 공증인의 인증을 받아야 합니다.

하지만, 소규모 회사의 서면결의서 또는 주주동의서의 경우에는 공증인의 인증을 받지 않습니다.

2. 주주총회 의사록 작성법은?

1) 작성 내용

의사록에는 회의의 경과와 결과를 기재하셔야 합니다.

만약, 기재할 사항이 누락되거나 부질하게 기재가 된 경우에는 과태료가 부과될 수도 있습니다.

그렇다면 구체적인 기재 내용에 대해 알아보도록 하겠습니다.

2) 예시

표결방법과 결과: 00 수로 가결되었다, 만장일치로 가결되었다, 과반수 찬성으로 가결되었다, 2/3 다수로 가결되었다 등
토록 및 의견요지 : 의장은 본 회사의 사내이사 OOO가 임기만료 되었음을 설명하고 이를 보선하기 위하여 그 선임방법을 물은바, 출석주주 전원 일치된 의견으로 사내이사 OOO는 본 회사의 경영상 그 직에 계속 중임함이 상당하다고 하므로 그 중임을 가결하다.